Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Plattform. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten im Rahmen der Nutzung unserer Plattform.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Stefan Breuers
Altenhöferallee 66
60438 Frankfurt am Main
E-Mail: info@eduorganizer.de
Für eigene Zwecke wie die Bereitstellung des Plattformkontos handelt EduOrganizer als Verantwortlicher. Soweit eine Schule oder ein anderer Bildungsanbieter Unterrichts-, Teilnehmer- und Dozentendaten in EduOrganizer verwaltet, ist grundsätzlich dieser Anbieter für die fachliche Verarbeitung verantwortlich; EduOrganizer verarbeitet diese Daten nach dessen Weisungen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die ergänzenden Informationen des jeweiligen Bildungsanbieters, insbesondere zu dessen Rechtsgrundlage und Löschfristen, sind ebenfalls zu beachten.
1. Datenverarbeitung auf unserer Plattform
1.1 Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten
Wir erheben und speichern die folgenden personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Registrierung und Nutzung der Plattform zur Verfügung stellen:
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse (gleichzeitig Nutzername)
- Passwort (als Hashwert gespeichert)
1.2 Nutzungsdaten
Zusätzlich speichern wir technische Informationen, die bei der Nutzung der Plattform anfallen, wie:
- Anzahl der verbrauchten Token zur Berechnung der anfallenden Gebühr
- Zeitpunkt und Dauer der Sitzungen
1.3 Spracheingabe und KI-gestützte Unterrichtsdokumentation
Lehrkräfte können Lerneinträge wie bisher schriftlich erfassen oder die angebotene Spracheingabe beziehungsweise geführte Dokumentation aufrufen. Die KI-Funktion dient der Umwandlung eigener Sprachaufnahmen in Text und der knappen sprachlichen Ausformulierung von Unterrichtsangaben. Es besteht keine Pflicht zur Nutzung der KI; die herkömmliche schriftliche Erfassung bleibt verfügbar.
Eine Aufnahme beginnt erst nach Betätigung des Aufnahmebuttons und Freigabe des Mikrofons. Sie kann vor dem Senden angehört oder verworfen werden. Erst die Sendefunktion überträgt die ausgewählte Aufnahme an den API-Dienst. Verarbeitet werden die Stimme der diktierenden Lehrkraft, der gesprochene Inhalt und das Transkript. Schülerstimmen sollen nicht aufgenommen werden.
Für die Ausformulierung im geführten Ablauf werden die fachlichen Antworten zu Lerninhalten und Übungen einschließlich darin beschriebener Unterstützung oder Fortschritte verwendet. Diese Textanfrage enthält keine zusätzlich aus dem System übernommenen Namen, Kontakt-, Zahlungs- oder Honorardaten, keine Notenwerte und keinen vollständigen Bestand früherer Lerneinträge. Die Zuordnung zu Teilnehmer und Termin erfolgt innerhalb EduOrganizer; Teilnehmerkennungen werden dafür nicht an die Text-KI übermittelt.
Vor dem Textaufruf bestätigt die Lehrkraft die Prüfung ihrer Antworten auf unnötige Personen- und Gesundheitsangaben. Namen, Kontaktdaten, Diagnosen und andere sensible Informationen dürfen nicht in den fachlichen Antworten oder Aufnahmen enthalten sein. Technische Prüfungen erkennen nicht jeden Fall und garantieren keine Anonymisierung. Auch Angaben ohne Namen und die Stimme können personenbezogen bleiben. Gesundheits- und Diagnosedaten sind für diese KI-Funktion nicht vorgesehen.
Der vorgeschlagene Text ist bearbeitbar und wird erst nach Prüfung und ausdrücklicher Bestätigung der Lehrkraft als Lerneintrag gespeichert. Bewertungen, mitgeteilte Noten und Klassenarbeitstermine werden ebenfalls von der Lehrkraft kontrolliert. Die KI vergibt keine Noten und entscheidet nicht über Honorare oder Zahlungen. In dieser Funktion erfolgen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung. Die Formularbestätigung ersetzt keine datenschutzrechtliche Einwilligung der betroffenen Personen.
2. Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb der EduOrganizer-Plattform
- Verwaltung von Kunden-, Teilnehmer- und Dozentendaten
- Organisation und Dokumentation von Unterrichtseinheiten, Kursen und Terminen
- Erstellung und Verwaltung von Abrechnungen
- Ermöglichung des passwortgeschützten Zugriffs auf Ihre Daten und Zugriffsrechte für berechtigte Personen
- Kommunikation zwischen Kunden, Teilnehmern, Dozenten und Betreibern
- Bereitstellung von Auswertungen und Berichten zur Lern- und Organisationsdokumentation
- Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Plattform sowie Anpassung an Nutzerbedürfnisse
3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Registrierung und Nutzung der Plattform)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung unserer berechtigten Interessen, insbesondere der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs der Plattform
Die optionale KI-Funktion unterstützt Dozenten bei der Erstellung sowie der sprachlichen und strukturellen Bearbeitung von Lerneinträgen. Die Eingabe kann als Text oder über eine vom Dozenten bewusst gestartete Spracheingabe erfolgen. Bei der Spracheingabe wird die Aufnahme zur Transkription an den eingesetzten Dienst übermittelt. Eine dauerhafte Speicherung der Audiodatei erfolgt nicht. Die technische Freigabe des Mikrofons durch den Browser dient ausschließlich der Aktivierung der Spracheingabe und stellt keine datenschutzrechtliche Einwilligung dar. Der verantwortliche Bildungsanbieter bestimmt die für die Verarbeitung einschlägige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und informiert Teilnehmer, Erziehungsberechtigte und Dozenten darüber. Art. 28 DSGVO regelt die Verarbeitung im Auftrag, stellt jedoch keine eigenständige Rechtsgrundlage dar. Der erzeugte Lerneintrag wird erst nach Prüfung und Bestätigung durch den Dozenten gespeichert. Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, insbesondere Gesundheitsdaten, dürfen nicht über die KI-Funktion verarbeitet werden.
4. Weitergabe von Daten
4.1 Weitergabe an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.
4.2 Hosting und Datensicherung
Die Anwendung wird bei der Host Europe GmbH, c/o Spaces, Gertrudenstraße 30–36, 50667 Köln, gehostet. Die technische Betreuung und externe Datensicherung erfolgen durch Tagol, Inhaber Edgar Wiest, Fliederweg 3, 88433 Schemmerhofen. Die externen Sicherungen werden verschlüsselt auf einem Server in Deutschland gespeichert. Es erfolgen tägliche inkrementelle Sicherungen und einmal wöchentlich eine Vollsicherung. Die Sicherungen werden drei Wochen aufbewahrt und anschließend gelöscht. Diese Dienstleister verarbeiten die für Hosting, Betreuung und Wiederherstellung erforderlichen Daten im Auftrag. Die Angabe Deutschland bezieht sich auf den bestätigten Backupstandort; sie ist keine Zusicherung für die Verarbeitungsorte anderer Dienste.
4.3 API-Dienst für Sprache und Text
Die neue Lerneintragserfassung verwendet den API-Dienst von OpenAI zur Transkription ausgewählter Dozentenaufnahmen und zur Ausformulierung der fachlichen Textantworten. Vertragspartner für den in Deutschland ansässigen Betreiber ist nach den API-Vertragsbedingungen OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Die Auftragsverarbeitung ist durch die in den API-Vertrag einbezogene Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) geregelt. Google wird für diesen neuen Lerneintragsweg nicht zur Transkription eingesetzt; andere bestehende Plattformfunktionen können andere Dienste verwenden.
Die aktuelle Anbindung verwendet den globalen API-Endpunkt. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, ist möglich. Ausschließliche EU-Verarbeitung wird nicht zugesichert. Die DPA sieht für Übermittlungen außerhalb des EWR Standardvertragsklauseln oder eine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission vor. Die für den konkreten Einsatz einschlägigen Garantien und gegebenenfalls ergänzenden Maßnahmen sind betrieblich zu dokumentieren. Informationen und eine Kopie der maßgeblichen Garantien können über die oben genannte Kontaktadresse angefragt werden, sobald diese für den eingesetzten Dienst festgelegt sind.
Nach der OpenAI-Dokumentation zur API-Datenverarbeitung werden API-Inhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet, sofern keine entsprechende Datenfreigabe aktiviert wird. Die freiwilligen Freigaben für Modellfeedback, Evaluations-/Fine-Tuning-Daten sowie API-Eingaben und -Ausgaben sind in der am 08.09.2026 vorgelegten Organisationsansicht deaktiviert. Diese Angabe bezieht sich auf die API und nicht auf private ChatGPT-Konten.
5. Speicherdauer
Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung der Plattform und die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sobald der Zweck der Speicherung entfällt, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfordern eine längere Speicherung.
5.1 Aufnahmen, Entwürfe und Nachweise der Unterrichtsdokumentation
Die neue Funktion legt kein dauerhaftes Audioarchiv an. Aufnahmen im Browser werden nach Verarbeitung oder Verwerfen freigegeben; temporäre Audiodateien auf dem EduOrganizer-Server werden nach Abschluss des Aufrufs gelöscht. Technische Reste nach Prozessabbrüchen und Sicherungskopien müssen nach dem betrieblichen Löschkonzept bereinigt werden. Ungespeicherte Antworten und Vorschautokens befinden sich vorübergehend im Browser und gehen beim Neuladen verloren. Während der Vertragslaufzeit richtet sich die Speicherung bestätigter Fachunterlagen nach den Weisungen des Bildungsanbieters. Nach Ablauf von 14 Tagen ab dem hinterlegten Nutzungsende wird der Datenbestand des Bildungsanbieters zur Löschprüfung fällig. EduOrganizer prüft den Umfang und gibt die Löschung zentral frei; sie erfolgt nicht allein durch Zeitablauf. Die Prüfung und Freigabe sind zeitnah durchzuführen. Eigene gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsnachweise von EduOrganizer bleiben im erforderlichen Umfang erhalten. Ungeklärte Zuordnungen und ausdrücklich ausgenommene Datensätze sind gesondert zu prüfen und nach Klärung zu bereinigen; sie begründen keine unbegrenzte Aufbewahrung.
Für Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Doppelspeicherung werden geschützte Vorgangsnachweise geführt: Standort-/Dozentenkennung, Modellbezeichnung, Zeitpunkt, Status, Freigabe, Vorgangs- und Ergebniskennungen sowie Prüfsummen. Sie enthalten keine vollständigen Prompts, Lerneintragstexte oder Audioinhalte. Diese Metadaten sind nicht automatisch anonym. Es besteht derzeit keine automatische Löschroutine; ihre Erforderlichkeit ist regelmäßig zu prüfen und die Löschung nach dem noch verbindlich festzulegenden Löschkonzept durchzuführen. Eine unbegründet unbegrenzte Speicherung ist nicht vorgesehen.
5.2 Sicherungskopien und bestehende Anmeldungen
Die Löschung im aktiven Datenbestand entfernt nicht gleichzeitig die zuvor erstellten Sicherungskopien. Diese unterliegen der dreiwöchigen Aufbewahrung bei Tagol und werden danach gelöscht. Die Backup-Aufbewahrung ist daher von der 14-tägigen Frist bis zur Löschprüfung zu unterscheiden. Sicherungen dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust. Werden Daten aus einer Sicherung wiederhergestellt, sind bereits erfolgte Löschungen vor einer erneuten regulären Nutzung nachzuvollziehen und erneut umzusetzen.
Bestehende Anmeldungen werden bei weiteren Seitenaufrufen auf einen gültigen Zugang geprüft. Die serverseitige Bereinigung der PHP-Sitzungsdateien läuft alle 60 Minuten und entfernt Dateien, deren letzte Aktualisierung mehr als 180 Minuten zurückliegt. Bei planmäßigem Betrieb werden diese damit spätestens nach ungefähr vier Stunden ohne Aktualisierung gelöscht. Diese Bereinigung erfolgt unabhängig von der zentralen Löschung eines Inhaberbestands.
5.3 Aufbewahrung beim API-Dienst
Nach der am 08.09.2026 geprüften OpenAI-Dokumentation sieht der Transkriptionsendpunkt keine Speicherung von Kundeninhalten für Anwendungszustand oder Missbrauchsüberwachungsprotokolle vor. Beim Textendpunkt können Inhalte dagegen standardmäßig bis zu 30 Tage in Missbrauchsüberwachungsprotokollen verbleiben, bei rechtlicher Erforderlichkeit auch länger. Die Organisationsansicht vom 08.09.2026 zeigt eine pro Aufruf gesteuerte API-Protokollierung. Die neue Texterstellung setzt store:false und deaktiviert damit die Speicherung abrufbarer Textantworten; das beseitigt nicht sämtliche Anbieterprotokolle. Besondere Aufbewahrungseinstellungen oder eine Vereinbarung zur Nichtaufbewahrung sind für dieses Konto bisher nicht nachgewiesen. Gesetzlich erforderliche und betriebliche Metadaten des Anbieters sind von der Speicherung der Anfrageinhalte zu unterscheiden.
6. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:
- Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Kontaktadresse. Betrifft Ihre Anfrage Unterrichtsdaten, wenden Sie sich vorrangig an den verantwortlichen Bildungsanbieter; EduOrganizer unterstützt diesen bei der Bearbeitung. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes.
7. Sicherheit Ihrer Daten
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
8. Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen oder Änderungen unserer Plattform umzusetzen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.
Stand: 09.09.2026